调拨在途怎么记账
01

公司物权与门店责任

02

发出、在途、收货三种状态

03

在库和可售可以不同步

04

怎样避免两边重复计数

05

短收、途损和取消如何核销

结论:已发未收时,先分清归属、在途和能不能卖

门店之间的货已经发出、对方还没收到时,先不要问缺货了没有。同一家公司的两家店之间调拨,这批货通常仍属于这家公司;变的是责任落在发出店、在途还是收货店,以及哪些数量现在还能向顾客承诺。若发出店不减可售、收货店已经加上可售,公司就会把同一批货数两遍;若两边都扣掉,顾客又可能买不到已经在路上、本来可以预订的货。

物权或控制权、在途状态、可售量是三件事。物权回答账记在哪个主体,在途是一种库存状态,可售量回答现在能不能卖。通用的缺货预警只比较账面库存和安全库存,看不见货已经离开发出店、又还没成为收货店的可售库存。零售调拨、电商前置仓互调、工厂成品仓转到门店,只要还在同一公司内部,都要先把这三件事分开。

同一公司的调拨,物权通常还在公司

两家门店同属一个法律主体时,货从甲店到乙店,并没有卖给外部顾客。财务报告概念框架把资产和“控制”连在一起:企业仍能支配这批货并取得经济利益时,公司层面的存货还在。存货准则关心的是已经形成的存货如何确认和计量,内部调拨本身通常不使公司的存货消失,也不该让两家店各记一遍。需要单独规定的是内部责任:途中损耗算谁的,哪一位店长还对这批货负责。

卖给另一家公司,或向供应商采购,才需要对照交货条款。美国国际贸易署对国际贸易术语的说明指出,这些术语用来划分买卖双方在运输、保险和手续上的任务、费用和风险。有公开会计说明把 FOB shipping point 解释为:货离开供应商发货点后,买方即取得交付。这是买卖合同里的时点,不能直接套到同一公司的门店调拨上。内部调拨要写自己的状态规则,而不是借用一张外部条款就当作门店货权已经转移。

在途要把两边的在库切开

至少分开三种状态:发出店在库、在途、收货店在库。发出时,数量离开发出店在库,进入在途;收货确认后,离开在途,进入收货店在库。公司总库存等于三处之和,同一件货在任一时刻只出现在一处。短收、途损和拒收,都是对在途的核销,不能只改收货店的账面,否则在途会一直挂着,或收货店凭空多出库存。

双重计数常见于两套记录接在一起。例子:甲店发出 10 件,乙店按发货通知先把 10 件加进在库,甲店要等乙店确认才减少。这段时间把两店在库相加,会比公司真实库存多出 10 件。另一种例子:各店在库已经相加,又把一张未与门店库存互斥的在途表再加一次。两种都要用同一张调拨单检查数量能不能守恒。这是机制例子,不是某家连锁的实测损失。Kimball 关于声明粒度的文章提醒:一行代表什么必须先说清,在库行和在途行不能含含糊糊地表示同一件货。

可售量和在库不必同一天搬家

发出店一旦装车,这批数量通常不应再卖给本店顾客,即使财务要等对方收货才结转成本。所以发出店的可售量应在发货时扣减,可以和在库结转不是同一个时点。收货店在确认收货并可以交付之前,一般不能把在途数量当成普通可售;如果业务允许顾客预订在途货,要单独标成在途可承诺,写明预计到达和取消办法,不能并进门店普通库存。

公司可售量也不等于各店可售量相加后再加上在途。在途货如果没有任何门店能够当场交付,就不应算进可以立即销售的数量;若电商已经能改派到收货店并承诺交期,才按书面规则计入可承诺量。可承诺、可售、在库三个词要分开。混在一起时,系统会一边显示有货,店员一边无法交付,或者明明货在路上,补货的人却以为店里已经断货。

两条处理路径和适用条件

路径一:发货时移出可售并进入在途,收货确认后才进入收货店可售。它适合运输时间不稳定、途损由公司或物流负责、收货店不能提前售卖的调拨。前提是发货事件及时、可靠。若发货单经常隔天才补录,这条路径会把已经卖掉的货追溯改到在途,店里的可售记录会来回跳。它不适合发货通知本身经常作废、车辆还未离店的场景。

路径二:内部责任在发货时划给收货店,但普通可售仍等到收货或上架。它适合收货店对途损负责、存货要按店考核,同时门店并不能卖掉未上架的货。它不适合收货店会凭发货通知直接接单,否则会在货还没到时超卖。两条路径都要保留发出数量、在途数量、实收数量和差异原因。只保留期末在库的店,无法回答货在谁手里、还能不能卖。

反例:把它做成缺货预警会补错货

反例一:收货店库存低于安全库存就向供应商再订,忽略在途即将到达,造成重复进货。反例二:发出店库存下降就报警,但这是主动调出,不是顾客需求突然变大。反例三:运输延误后,把在途数量加进收货店的普通可售,顾客下单时货还在路上。反例四:同一张调拨单因重复提交生成两次收货,在途被减两次,收货店库存变多。反例五:甲店发给乙店,乙店未收又转到丙店,若只记下最新目的店,途中责任会断掉。

这些都不是“再设一个更低的安全库存”能解决的。缺货预警回答的是可售量够不够;调拨在途回答的是货在哪一种状态、算哪一边的责任、现在能不能卖。把已经发出的货报成发出店缺货,或把尚未收到的货报成收货店有货,补货和销售都会跟着错。未匹配的发出和收货要单独列出,不能为了让总数好看而强行配平。

验收清单

用这些业务回放:正常收齐、短收、超收、途损、取消发货、重复提交收货、发出后改目的店。检查任一时刻一件货只在发出店、在途或收货店之一;公司总量守恒;发出店可售在发货时下降;收货店普通可售在确认前不增加;短收不会同时留在在途和收货店。跨天、跨月的在途要能按发出日和收货日分别查看,不能因为月底关账就从报表上消失。

店长和仓管应能指出一笔差异算在哪家店、是途损还是点数误差。报表若对不上调拨单、承运交接和门店实点,先修事件,再谈补货。验收标准是状态互斥、数量守恒、可售规则与责任规则一致,不是让缺货告警变少。自动创建下一张调拨或自动向供应商下单,要另做测试,不能因为在途数字能看懂就打开。

BI0.AI 的边界

可以先选两条门店、一种调拨,把发出、在途、实收和可售并排看一个完整周期,确认没有双重计数后,再拿它讨论要不要补货。自动创建调拨、自动锁库存或自动向供应商下单,不在本文范围内。门店系统、仓储系统和承运交接能否对上同一张调拨单,必须用企业自己的单据核验。

BI0.AI 可作为面向中小企业的采集到经营分析入口候选,不证明当前版本已具备文中全部分摊、在途状态或到货口径;连接器、成本口径和自动动作边界需按项目核验。

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